Skip to main content

Terminarze

Moduł Terminarze służy do zarządzania kalendarzami i rezerwacjami. Umożliwia tworzenie wielu niezależnych terminarzy (np. sale konferencyjne, pojazdy, sprzęt), rezerwowanie terminów oraz wysyłkę powiadomień SMS do kontrahentów.

moduł terminarze

Główne funkcjonalności:

  • Tworzenie wielu niezależnych terminarzy
  • Wizualny widok kalendarza z różnych perspektyw czasowych
  • Rezerwowanie terminów z przypisaniem kontrahentów
  • Definiowanie właściwości i cech terminarzy
  • Analiza wykorzystania terminarzy
  • Wysyłka powiadomień SMS o rezerwacjach
  • Kontrola dostępu do poszczególnych terminarzy

Struktura modułu:

Terminarze
├── Kalendarz (widok graficzny)
│   └── Rezerwacje (wydarzenia w kalendarzu)
├── Lista terminarzy (definicje)
│   ├── Właściwości (stałe informacje)
│   ├── Cechy (pola do wypełnienia przy rezerwacji)
│   └── Uprawnienia (dostęp pracowników)
└── Analiza (raporty wykorzystania)

Widok kalendarza

Główny widok modułu wyświetla graficzny kalendarz z rezerwacjami.

Dostępne widoki kalendarza:

Widok Opis
Dzienny Pokazuje jeden dzień ze szczegółowym podziałem godzinowym
Tygodniowy Pokazuje cały tydzień (7 dni)
Tydzień pracujący Pokazuje dni robocze (pon-pt)
Miesięczny Pokazuje cały miesiąc
Oś czasu Pokazuje linię czasową dla wielu terminarzy

Zmiana widoku:

widok terminarza
  1. Kliknij prawym przyciskiem myszy na kalendarzu
  2. Wybierz “Zmień widok”
  3. Wybierz pożądany widok

Uwaga: System zapamiętuje ostatnio wybrany widok.

Filtrowanie po rodzajach terminarzy:

rodzaje terminarzy

Na górze okna znajduje się pole “Rodzaje” z checkboxami:

  • Zaznacz rodzaje terminarzy, które chcesz widzieć
  • Odznacz rodzaje, które chcesz ukryć
  • Lista terminarzy automatycznie się przefiltruje

Wybór terminarzy do wyświetlania:

wybór terminarzy

Po prawej stronie znajduje się lista terminarzy z checkboxami:

  • Zaznacz terminarze, które chcesz widzieć w kalendarzu
  • Odznacz terminarze, które chcesz ukryć

Nawigacja po kalendarzu:

Menu kontekstowe (prawy przycisk myszy):

  • Dzień dzisiejszy – przechodzi do bieżącego dnia
  • Idź do daty – otwiera okno wyboru daty

Przesuwanie:

  • Użyj strzałek lub przycisków nawigacyjnych

Wyświetlanie rezerwacji:

nowa rezerwacja

Rezerwacje wyświetlane są jako kolorowe bloki na kalendarzu:

  • Temat – widoczny na bloku
  • Opis – widoczny w tooltipie po najechaniu myszą
  • Adres i Osoba – widoczne w szczegółach

Lista terminarzy

lista terminarzy

Lista wszystkich zdefiniowanych terminarzy w systemie.

Kolumny na liście:

Kolumna Opis
Nazwa Nazwa terminarza
Rodzaj Typ/kategoria terminarza

Operacje:

Przycisk Działanie
Nowa Tworzy nowy terminarz
Edycja Otwiera wybrany terminarz do edycji
Usuń Usuwa terminarz

Uwaga: Usunięcie terminarza powoduje usunięcie wszystkich jego rezerwacji!

Tworzenie nowego terminarza

Krok 1: Otwarcie formularza

nowy terminarz

Z listy terminarzy kliknij “Nowy”.

Krok 2: Wypełnienie danych podstawowych

definicja terminarza
Pole Opis Wymagane
Nazwa Unikalna nazwa terminarza Tak
Rodzaj Kategoria ze słownika Tak
Pilnuj rezerwacji Włącza kontrolę nakładających się rezerwacji Nie
Zdjęcie Zdjęcie/ikona terminarza Nie

Krok 3: Definiowanie właściwości

Zakładka “Właściwości” – stałe informacje o terminarzu:

  • Kliknij “Dodaj” aby dodać nową właściwość
  • Wprowadź Nazwę i Wartość
  • Kliknij “Usuń” aby usunąć właściwość

Przykłady właściwości:

  • Pojemność: 20 osób
  • Wyposażenie: Projektor, tablica
  • Lokalizacja: Budynek A, piętro 2

Krok 4: Definiowanie cech

Zakładka “Cechy” – pola do wypełnienia przy każdej rezerwacji:

  • Kliknij “Dodaj” aby dodać nową cechę
  • Wprowadź Nazwę
  • Wybierz Typ:
  • Tekst – pole tekstowe
  • Liczba – pole numeryczne
  • Logiczna – checkbox (tak/nie)
  • Lista – wybór z listy (wpisz opcje oddzielone enterem)
  • Dla typu “Lista” wprowadź dostępne wartości w polu Wartość

Przykłady cech:

  • Liczba uczestników (Liczba)
  • Użycie projektora (Logiczna)
  • Rodzaj spotkania (Lista: Wewnętrzne, Zewnętrzne, Szkolenie)

Krok 5: Konfiguracja uprawnień

Zakładka “Prawa” – określenie, którzy pracownicy mają dostęp:

  • Zaznacz checkbox przy pracownikach, którzy mają mieć dostęp
  • Pracownicy bez dostępu nie będą widzieć tego terminarza

Krok 6: Zapisanie

Kliknij “Zapisz” aby utworzyć terminarz.

Rezerwacje

Rezerwacje to wydarzenia/terminy zapisane w kalendarzu.

Tworzenie nowej rezerwacji:

tworzenie nowej rezerwacj

Metoda 1: Z menu kontekstowego

  1. Kliknij prawym przyciskiem myszy na kalendarzu w wybranym miejscu
  2. Wybierz “Nowy”
  3. Wypełnij formularz rezerwacji

Metoda 2: Przez zaznaczenie zakresu

  1. Zaznacz zakres czasu na kalendarzu (kliknij i przeciągnij)
  2. Kliknij prawym przyciskiem myszy
  3. Wybierz “Nowy”

Uwaga: Musisz mieć zaznaczony konkretny terminarz (nie “Any”).

Formularz rezerwacji:

formularz rezerwacji
Pole Opis Wymagane
Zadanie Nazwa/tytuł rezerwacji Tak
Terminarz Wybór terminarza z listy Tak
Start Data i godzina początku Tak
End Data i godzina końca Tak
Adres Miejsce (np. numer sali) Nie
Osoba Osoba odpowiedzialna/kontaktowa Nie
Opis Szczegółowy opis rezerwacji Nie

Sekcja Cechy:

sekcja cechy

Jeśli terminarz ma zdefiniowane cechy, pojawia się lista cech do wypełnienia:

  • Wypełnij wartości dla każdej cechy
  • Typ pola zależny od definicji cechy (tekst, liczba, lista, checkbox)

Sekcja Kontrahenci:

Możliwość przypisania kontrahentów do rezerwacji:

  • Kliknij “Dodaj” i wybierz kontrahentów z listy
  • Można dodać wielu kontrahentów
  • Kliknij “Usuń” aby usunąć zaznaczonych kontrahentów

Edycja rezerwacji:

edycja rezerwacji

Metoda 1: Podwójne kliknięcie
Kliknij dwukrotnie na rezerwacji w kalendarzu.

Metoda 2: Menu kontekstowe

  1. Kliknij prawym przyciskiem myszy na rezerwacji
  2. Wybierz “Edycja”

Usuwanie rezerwacji:

  1. Kliknij prawym przyciskiem myszy na rezerwacji
  2. Wybierz “Usuń”
  3. Potwierdź usunięcie

Prawa do edycji:

Rezerwacje może edytować:

  • Osoba, która ją utworzyła
  • Pracownik z uprawnieniem “Obsługuje sekretariat”

Analiza terminarzy

analiza terminarzy

Moduł analizy pozwala sprawdzić wykorzystanie terminarzy w zadanym okresie.

Dostęp:

Menu: Terminarze -> Analiza terminarzy

Parametry analizy:

Pole Opis
Terminarz Wybór terminarza do analizy
Start Data początkowa okresu
End Data końcowa okresu
Wczytuj cechy Włącza wyświetlanie cech w wynikach
Pokazuj szczegóły dat Pokazuje kolumny Dzień, Miesiąc, Rok

Kolumny wyników:

Kolumna Opis
Zadanie Nazwa rezerwacji
Start / Stop Okres rezerwacji
Adres Miejsce
Osoba Osoba kontaktowa
Opis Szczegóły
Czas M Czas trwania w minutach
Czas G Czas trwania w godzinach
Cecha / Cecha Nazwa Cechy (jeśli włączone)

Podsumowanie:

Na dole listy wyświetlane są sumy:

  • Łączny czas w minutach
  • Łączny czas w godzinach

Filtrowanie i grupowanie:

  • Użyj filtra pełnotekstowego (CTRL+F)
  • Grupuj po wybranych kolumnach
  • Organizuj widok listy (prawy przycisk -> Organizator listy)

Info terminarze

info terminarz

Okno informacyjne wyświetlające karty terminarzy w formie karuzeli.

Dostęp:

Na widoku kalendarza kliknij przycisk “Info”.

Wyświetlane informacje:

  • Nazwa terminarza
  • Zdjęcie terminarza
  • Właściwości – lista zdefiniowanych właściwości

Nawigacja:

Przycisk Działanie
Poprzedni Przechodzi do poprzedniego terminarza
Następny Przechodzi do następnego terminarza
Wybierz Zaznacza terminarz w kalendarzu i zamyka okno
Zamknij Zamyka okno bez zmian

Wysyłka SMS

wysyłka sms

System umożliwia wysyłkę powiadomień SMS do kontrahentów przypisanych do rezerwacji.

Warunki wysyłki:

  • Rezerwacja musi mieć przypisanych kontrahentów
  • Kontrahenci muszą mieć uzupełnione numery telefonów
  • Kontrahenci nie mogą mieć już wysłanych/potwierdzonych SMS

Jak wysłać SMS:

  1. Kliknij prawym przyciskiem myszy na rezerwacji
  2. Wybierz “Wyślij wiadomość SMS”
  3. W oknie potwierdzenia wybierz typ wiadomości:
  • Potwierdzenie – prośba o potwierdzenie rezerwacji
  • Przypomnienie – przypomnienie o nadchodzącej rezerwacji
  1. Kliknij “Wyślij”
  2. Otworzy się okno wysyłki SMS

Śledzenie statusu SMS:

Dla każdego kontrahenta rezerwacji przechowywane są informacje:

  • Czy wysłano SMS
  • Czy otrzymano potwierdzenie

Uprawnienia

Uprawnienia do terminarzy:

uprawnienia terminarzy

Każdy terminarz ma własną listę uprawnień. Pracownik widzi tylko terminarze, do których ma dostęp.

Kto może edytować rezerwacje:

Użytkownik Uprawnienie
Twórca rezerwacji Może edytować swoje rezerwacje
Pracownik sekretariatu Może edytować wszystkie rezerwacje

Konfiguracja uprawnień terminarza:

  1. Otwórz formularz terminarza
  2. Przejdź na zakładkę “Prawa”
  3. Zaznacz pracowników mających dostęp
  4. Zapisz terminarz

Słowniki

Moduł Terminarze korzysta z następujących słowników:

Słownik Opis Konfiguracja
Rodzaje terminarzy Kategorie/typy terminarzy Administracja -> Słowniki

Przykłady rodzajów terminarzy:

  • Sale konferencyjne
  • Pojazdy służbowe
  • Sprzęt (projektory, laptopy)
  • Gabinety
  • Stanowiska pracy

Skróty klawiszowe

Widok kalendarza:

Skrót Działanie
Podwójne kliknięcie Edycja rezerwacji
Prawy przycisk myszy Menu kontekstowe

Lista terminarzy / Analiza:

Skrót Działanie
F5 Odświeża listę
CTRL+F Filtr pełnotekstowy
Podwójne kliknięcie Edycja terminarza

Scenariusze użycia

Scenariusz 1: Konfiguracja sali konferencyjnej

Sytuacja: Trzeba dodać nową salę konferencyjną do systemu.

  1. Otwórz Lista terminarzy
  2. Kliknij “Nowa”
  3. Wprowadź nazwę: “Sala A – Budynek Główny”
  4. Wybierz rodzaj: “Sale konferencyjne”
  5. Zaznacz “Pilnuj rezerwacji” (zapobiegnie nakładaniu się rezerwacji)
  6. Przejdź na zakładkę “Właściwości” i dodaj:
  • Pojemność: 20 osób
  • Wyposażenie: Projektor, tablica, wideokonferencja
  • Lokalizacja: Budynek A, piętro 1
  1. Przejdź na zakładkę “Cechy” i dodaj:
  • Liczba uczestników (Liczba)
  • Użycie projektora (Logiczna)
  • Rodzaj spotkania (Lista: Wewnętrzne, Zewnętrzne, Szkolenie)
  1. Przejdź na zakładkę “Prawa” i zaznacz pracowników
  2. Kliknij “Zapisz”

Scenariusz 2: Rezerwacja sali na spotkanie

Sytuacja: Pracownik chce zarezerwować salę na spotkanie z klientem.

  1. Otwórz Terminarze (widok kalendarza)
  2. Wybierz rodzaj “Sale konferencyjne”
  3. Znajdź wolny termin w kalendarzu
  4. Zaznacz zakres czasowy (np. 10:00-12:00)
  5. Kliknij prawym przyciskiem myszy -> “Nowy”
  6. Wprowadź dane:
  • Zadanie: “Spotkanie z klientem XYZ”
  • Osoba: “Jan Kowalski”
  • Opis: “Prezentacja oferty”
  1. Uzupełnij cechy:
  • Liczba uczestników: 5
  • Użycie projektora: Tak
  • Rodzaj spotkania: Zewnętrzne
  1. Kliknij “Dodaj” przy kontrahentach i wybierz klienta
  2. Kliknij “Zapisz”

Scenariusz 3: Wysłanie przypomnienia SMS

Sytuacja: Dzień przed spotkaniem trzeba wysłać przypomnienie.

  1. Otwórz Terminarze (widok kalendarza)
  2. Znajdź rezerwację
  3. Kliknij prawym przyciskiem myszy na rezerwacji
  4. Wybierz “Wyślij wiadomość SMS”
  5. Zaznacz “Przypomnienie”
  6. Kliknij “Wyślij”
  7. W oknie wysyłki potwierdź wysłanie

Scenariusz 4: Analiza wykorzystania sali

Sytuacja: Kierownik chce sprawdzić jak często wykorzystywana jest sala.

  1. Otwórz Terminarze -> Analiza terminarzy
  2. Wybierz terminarz: “Sala A – Budynek Główny”
  3. Ustaw zakres dat (np. cały miesiąc)
  4. Zaznacz “Wczytuj cechy” aby zobaczyć szczegóły
  5. Kliknij “Wczytaj”
  6. Przeanalizuj wyniki:
  • Lista rezerwacji z czasem trwania
  • Sumy na dole (łączny czas)
  1. Pogrupuj po rodzaju spotkania aby zobaczyć rozkład

Scenariusz 5: Przegląd dostępnych terminarzy

Sytuacja: Nowy pracownik chce zobaczyć jakie zasoby są dostępne.

  1. Otwórz Terminarze (widok kalendarza)
  2. Kliknij przycisk “Info”
  3. Przeglądaj karty terminarzy używając przycisków Poprzedni/Następny
  4. Przeczytaj właściwości każdego terminarza
  5. Kliknij “Wybierz” przy interesującym terminarzu
  6. Terminarz zostanie zaznaczony w kalendarzu

Scenariusz 6: Zmiana rezerwacji

Sytuacja: Trzeba przesunąć spotkanie na inny termin.

  1. Otwórz Terminarze (widok kalendarza)
  2. Znajdź rezerwację
  3. Kliknij dwukrotnie na rezerwacji (lub prawy przycisk -> Edycja)
  4. Zmień daty Start i End
  5. Opcjonalnie: zaktualizuj opis
  6. Kliknij “Zapisz”

Scenariusz 7: Usuwanie nieaktualnej rezerwacji

Sytuacja: Spotkanie zostało odwołane.

  1. Otwórz Terminarze (widok kalendarza)
  2. Znajdź rezerwację
  3. Kliknij prawym przyciskiem myszy na rezerwacji
  4. Wybierz “Usuń”
  5. Potwierdź usunięcie

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

P: Dlaczego nie widzę niektórych terminarzy?
O: Nie masz uprawnień do tych terminarzy. Skontaktuj się z administratorem.

P: Dlaczego nie mogę utworzyć rezerwacji?
O: Upewnij się, że masz zaznaczony konkretny terminarz (nie “Any”). Kliknij na nazwę terminarza w liście po prawej stronie.

P: Dlaczego nie mogę edytować rezerwacji?
O: Możesz edytować tylko swoje rezerwacje. Rezerwacje innych osób może edytować pracownik sekretariatu.

P: Jak dodać nowy rodzaj terminarza?
O: Rodzaje terminarzy dodaje się w: Administracja -> Słowniki -> Rodzaje terminarzy.

P: Czy rezerwacje mogą się nakładać?
O: Jeśli terminarz ma włączoną opcję “Pilnuj rezerwacji”, system ostrzeże o nakładających się terminach.

P: Jak wysłać SMS do wielu osób?
O: Dodaj wszystkich kontrahentów do rezerwacji, a następnie użyj opcji “Wyślij wiadomość SMS”.

P: Jak zmienić widok kalendarza?
O: Kliknij prawym przyciskiem myszy na kalendarzu -> Zmień widok -> wybierz pożądany widok.

P: Gdzie są przechowywane ustawienia widoku?
O: System zapamiętuje ostatnio wybrany widok kalendarza dla każdego użytkownika.

Back to top