Aktualizacja systemu Sekretariat [5.0.4.3] - Sprawdzanie duplikatów dokumentów
Data wdrożenia: 25.02.2026
1. Automatyczne sprawdzanie duplikatów na karcie korespondencji otrzymanej
System automatycznie sprawdza, czy wprowadzany dokument nie istnieje już w bazie danych. Sprawdzanie odbywa się na podstawie trzech parametrów:
- Numer dokumentu
- Kontrahent
- Spółka
Jeżeli w bazie danych zostanie znaleziony dokument o takim samym numerze, tym samym kontrahencie i tej samej spółce, przy polu numeru dokumentu pojawi się ikona informacyjna z komunikatem zawierającym dane znalezionego duplikatu (numer pełny, data dokumentu, kontrahent).
Co się zmieniło względem poprzedniej wersji:
- Automatyczne sprawdzanie przy otwarciu dokumentu do edycji – po otwarciu istniejącej korespondencji otrzymanej do edycji, system od razu sprawdza duplikaty. Nie trzeba już ręcznie klikać w pole numeru dokumentu, aby uruchomić sprawdzenie.
- Przeliczanie po zmianie kontrahenta – wybranie innego kontrahenta z listy automatycznie uruchamia ponowne sprawdzenie duplikatów.
- Przeliczanie po zmianie spółki – zmiana spółki na formatce automatycznie uruchamia ponowne sprawdzenie duplikatów.
- Wykluczenie bieżącego dokumentu – podczas edycji istniejącego dokumentu, system nie wykazuje go jako duplikat samego siebie.
- Poprawna obsługa pola spółka – dokumenty bez przypisanej spółki (wartość pusta w bazie) są prawidłowo uwzględniane w sprawdzaniu duplikatów.
2. Sprawdzanie duplikatów podczas importu faktur z KSeF
Podczas importu dokumentów z folderu, dla faktur rozpoznanych jako faktury KSeF, system dodatkowo sprawdza czy w bazie danych nie istnieje już dokument o tym samym numerze faktury i kontrahencie.
Jeżeli duplikat zostanie wykryty, w oknie postępu importu pojawi się ostrzeżenie:
UWAGA DUBEL! Nr [numer faktury] już istnieje w bazie:
Dokument: [numer pełny] z dnia: [data dokumentu]
Uwaga: Dokument z KSeF zostanie zaimportowany pomimo wykrycia duplikatu. Komunikat ma charakter informacyjny i pozwala użytkownikowi podjąć decyzję o ewentualnym usunięciu zduplikowanego wpisu po zakończeniu importu.