Dziennik korespondencji
Dziennik Korespondencji to podstawowe narzędzie każdej organizacji, które służy do systematycznej rejestracji wszystkich dokumentów przychodzących i wychodzących. W praktyce oznacza to, że każdy list, email, faktura czy pismo urzędowe otrzymuje swój unikalny numer i zostaje odnotowane z datą wpływu, nadawcą oraz osobą odpowiedzialną.
Moduł dzieli się na dwa główne rejestry:
– Korespondencja otrzymana – dokumenty przychodzące do organizacji
– Korespondencja wysłana – dokumenty wychodzące z organizacji
Lista Korespondencji
Opis okna
Lista korespondencji przedstawia wszystkie zarejestrowane dokumenty w formie tabeli z możliwością filtrowania, sortowania i grupowania. Okno listy jest głównym punktem dostępu do modułu Dziennika Korespondencji.
Funkcje dostępne na liście
Filtrowanie danych
– Filtrowanie po okresie – na górze okna znajduje się kontrolka wyboru zakresu dat “Od-Do”, która pozwala ograniczyć wyświetlane dokumenty do wybranego okresu
– Filtr wiersza– po włączeniu opcji “Filtr” pojawia się dodatkowy wiersz nad danymi, w którym można wpisać kryteria filtrowania dla poszczególnych kolumn
– Wyszukiwanie pełnotekstowe – przycisk “Filtr pełnotekstowy” lub skrót Ctrl+F otwiera panel wyszukiwania, który przeszukuje całą zawartość listy
Grupowanie
Po włączeniu opcji “Grupowanie” można przeciągać nagłówki kolumn do specjalnego panelu, aby pogrupować dane według wybranych kryteriów (np. według statusu, kontrahenta, daty).
Operacje na dokumentach
| Przycisk | Funkcja | Opis |
| Nowa | Dodanie nowego dokumentu | Otwiera formularz rejestracji nowej korespondencji |
| Edycja | Edycja dokumentu | Otwiera wybrany dokument do edycji (również dwuklik na wierszu) |
| Usuń | Usunięcie dokumentu | Trwale usuwa wybrany dokument z bazy (wymaga potwierdzenia) |
| Anuluj | Anulowanie dokumentu | Zmienia status dokumentu na “Anulowana” |
Zmiana statusów
Klikając prawym przyciskiem myszy na wybranym dokumencie (lub zaznaczonych dokumentach), można zmienić ich status:
Dla korespondencji otrzymanej:
– Wprowadzona
– Zatwierdzona
– Statusy dodatkowe (definiowane w słownikach)
Dla korespondencji wysłanej:
– Wprowadzona
– Wysłana
– Statusy dodatkowe (definiowane w słownikach)
Oznaczanie przeczytania
– Przeczytane – oznacza wybrane dokumenty jako przeczytane
– Nieprzeczytane – oznacza wybrane dokumenty jako nieprzeczytane
Wydruki
System zawsze drukuje wpisu które widoczne są na liście. Jeżeli chcemy zawęzić wydruk używamy najpierw filtrów a następnie uruchamiamy wydruk.
Dziennik Korespondencji
Przycisk “Dziennik korespondencji” generuje raport zawierający listę wszystkich wyświetlanych dokumentów w formie oficjalnego dziennika.
Dziennik Numerowany
Przycisk “Dziennik numerowany” generuje raport z dodatkowymi numerami porządkowymi.
Książka Nadawcza
Przycisk “Książka nadawcza” (tylko dla korespondencji wysłanej) generuje raport w formacie książki nadawczej, używany do potwierdzania wysyłki przesyłek.
Wydruk Kopert
Dla korespondencji wysłanej dostępny jest wydruk kopert w różnych formatach:
– DL, C3, C4, C5, C6, C65
– B4, B5, B6
– Formaty A4 z naklejkami na różne rozmiary kopert
Import korespondencji
Import z poczty email
Przycisk “Import z email” automatycznie pobiera wiadomości email z skonfigurowanej skrzynki pocztowej i tworzy na ich podstawie nowe wpisy w dzienniku korespondencji otrzymanej.
Wymagana jest wcześniejsza konfiguracja serwera poczty w ustawieniach programu.
Import z folderu
Przycisk “Import z folderu” pozwala zaimportować dokumenty PDF z wybranego folderu na dysku. Każdy plik PDF zostanie zarejestrowany jako osobny dokument korespondencji.
Import plików KSeF do korespondencji otrzymanej
Funkcja importu umożliwia zbiorcze wczytanie plików z wybranego folderu do rejestru korespondencji otrzymanej. System automatycznie rozpoznaje pliki XML faktur KSeF i wyodrębnia z nich dane kontrahenta, kwoty oraz terminy płatności. Pliki inne niż KSeF (np. PDF, skany) również są importowane jako korespondencja z kontrahentem incydentalnym.
Wysyłanie e-mailem
Archiwizacja
Przycisk “Archiwizuj zaznaczone” pozwala przenieść wybrane dokumenty do modułu Archiwum (segregatory/teczki). Funkcja dostępna przy aktywnej licencji na moduł Archiwum.
WorkFlow
Przycisk “Dodaj do WorkFlow” tworzy nowy dokument w module WorkFlow na podstawie wybranej korespondencji. Funkcja dostępna przy aktywnej licencji na moduł WorkFlow.
Podgląd PDF
W dolnej części okna lub w panelu bocznym wyświetlany jest podgląd załącznika PDF aktualnie wybranego dokumentu korespondencji.
Powiadomienia
Gdy okno główne programu jest zminimalizowane, system automatycznie sprawdza czy pojawiła się nowa korespondencja i wyświetla powiadomienie.
Skróty klawiszowe
| Skrót | Funkcja |
| F5 | Odświeżenie danych na liście |
| Ctrl+F | Otwarcie panelu wyszukiwania pełnotekstowego |
Formularz Korespondencji
Opis okna
Formularz służy do rejestracji nowej korespondencji lub edycji istniejącego dokumentu. Zawiera wszystkie pola niezbędne do pełnej rejestracji dokumentu wraz z załącznikami.
Pola formularza
Sekcja podstawowa
| Pole | Opis |
| Numer | Automatycznie nadawany numer kolejny. Dla nowych dokumentów wyświetla “(autonumeracja)”. Osoby z uprawnieniami sekretariatu mogą ręcznie zmienić numer. |
| Status | Aktualny status dokumentu (Wprowadzona/Zatwierdzona/Wysłana/Anulowana lub status dodatkowy) |
| Nr dokumentu | Numer oryginalny dokumentu (np. numer faktury, sygnatura pisma) |
| Temat | Krótki opis tematu dokumentu |
| Rodzaj dokumentu | Wybór ze słownika rodzajów dokumentów (np. Faktura, Pismo, Umowa) |
| Sprawa | Przypisanie do sprawy ze słownika |
| Spółka | Wybór spółki (dla organizacji wielofirmowych) |
Daty
| Pole | Opis |
| Data wprowadzenia | Data zarejestrowania dokumentu w systemie |
| Data dokumentu | Data wystawienia/sporządzenia dokumentu |
| Data przesyłki | Data wysłania/otrzymania przesyłki |
| Sygnatura czasu | Termin na odpowiedź (tylko dla korespondencji otrzymanej) |
Kontrahent
Pole Kontrahent zawiera wybór nadawcy (dla korespondencji otrzymanej) lub odbiorcy (dla korespondencji wysłanej) z bazy kontrahentów.
Dostępne przyciski:
– Dodaj – otwiera listę kontrahentów do wyboru
– Edycja – otwiera kartotekę wybranego kontrahenta do edycji
Przekazano do
Pole Przekazano do wskazuje dział lub osobę, do której dokument został przekazany.
Przycisk “…” otwiera okno wyboru działu lub osoby. Można przekazać dokument do wielu odbiorców jednocześnie.
Dane nadawcze
Sekcja widoczna dla użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami:
| Pole | Opis |
| Wartość | Zadeklarowana wartość przesyłki |
| Waga | Waga przesyłki |
| Kwota pobrania | Kwota pobrania przy doręczeniu |
| Opłata | Opłata za przesyłkę |
| Nr nadawczy | Numer nadania przesyłki (kod śledzenia) |
| Rodzaj przesyłki | Typ przesyłki (list, paczka, polecony itp.) |
Dane finansowe
Sekcja widoczna dla użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami:
| Pole | Opis |
| Wartość netto | Wartość netto dokumentu |
| Wartość brutto | Wartość brutto dokumentu |
| VAT | Kwota podatku VAT |
| Termin płatności | Termin zapłaty |
Uwagi
Pole tekstowe do wprowadzenia dodatkowych informacji o dokumencie.
Załączniki
Sekcja załączników pozwala na dołączenie plików do dokumentu korespondencji.
Dodawanie załączników
Dostępne metody:
1. Przycisk “Dodaj” – otwiera okno wyboru pliku z dysku (plik zapisywany w bazie SQL)
2. Przycisk “Dodaj link” – dodaje załącznik jako link do pliku na dysku sieciowym
3. Skanowanie – uruchamia skaner TWAIN do skanowania dokumentów
4. Przeciągnij i upuść – pliki można przeciągnąć bezpośrednio na listę załączników
Operacje na załącznikach
– Uruchom – otwiera załącznik w domyślnej aplikacji
– Usuń – usuwa załącznik z dokumentu (wymaga potwierdzenia)
Podgląd PDF
W prawej części okna wyświetlany jest podgląd pierwszego załącznika PDF dołączonego do dokumentu.
Notatki
Zakładka Notatki pozwala na dodawanie komentarzy i uwag do dokumentu. Każda notatka jest oznaczona datą i autorem.
Powiązania
Dokument korespondencji można powiązać z:
– Inną korespondencją (otrzymaną lub wysłaną) – np. odpowiedź na pismo
– Wiadomością email – gdy korespondencja powstała z importu email
– Dokumentem WorkFlow – gdy dokument jest częścią procesu
– e-Doręczenia – dla dokumentów z systemu e-Doręczeń
Przyciski w sekcji powiązań:
– Wybierz – otwiera listę dokumentów do powiązania
– Pokaż – otwiera powiązany dokument
– Usuń – usuwa powiązanie
Historia zmian
Zakładka Zmiany prezentuje historię wszystkich modyfikacji dokumentu – kto i kiedy dokonał zmiany oraz jaki był charakter zmiany.
WorkFlow
Zakładka WorkFlow (widoczna dla dokumentów z aktywnym przepływem pracy) prezentuje:
– Diagram procesu z zaznaczonym aktualnym etapem
– Dostępne akcje do wykonania
Przyciski akcji WorkFlow zastępują standardowy przycisk “Zapisz” – każda akcja automatycznie zmienia status i przekazuje dokument zgodnie z definicją procesu.
Zapisywanie dokumentu
| Przycisk | Funkcja |
| Zapisz i zamknij | Zapisuje dokument i zamyka formularz |
| Zapisz | Zapisuje dokument bez zamykania formularza |
| Anuluj | Zamyka formularz bez zapisywania zmian |
Wysyłka e-mail
Opcja “Wyślij e-mail” (jeśli włączona) automatycznie wysyła powiadomienie e-mail o dokumencie przy zapisywaniu. Administracja – Opcje – Parametry programu Należy uzupełnić parametry konta pocztowego z którego będą wysyłane powiadomienia.
Wydruki z formularza
Metryka dokumentu
Przycisk “Metryka dokumentu” generuje wydruk karty dokumentu zawierającej wszystkie dane wraz z załącznikiem PDF (dla korespondencji otrzymanej).
Wysłanie email do kontrahenta
Przycisk “Wyślij email do kontrahenta” (dla korespondencji wysłanej) wysyła dokument bezpośrednio na adres email kontrahenta.
Uprawnienia
Dostęp do funkcji modułu Korespondencji jest kontrolowany przez system uprawnień podczas edycji pracownika (Administracja – Pracownicy):
| Uprawnienie | Opis |
| [Z] Korespondencja:Dodawanie | Możliwość tworzenia nowych dokumentów |
| [Z] Korespondencja:Kasowanie | Możliwość usuwania dokumentów |
| [Z] Korespondencja:Poprawianie | Możliwość edycji istniejących dokumentów |
| [Z] Korespondencja:Anulowanie | Możliwość anulowania dokumentów |
| Import korespondencji z maila | Dostęp do funkcji importu z email |
| Import korespondencji z folderu | Dostęp do funkcji importu z folderu |
| [Z] Widzi dane nadawcze | Widoczność sekcji danych nadawczych |
| [Z] Widzi dane finansowe | Widoczność sekcji danych finansowych |
| [Z] Wysyłanie mailem do kontrahenta | Możliwość wysyłania dokumentów do kontrahenta |
Uprawnienia sekretariatu
Użytkownicy z uprawnieniem “Obsługuje sekretariat” mają rozszerzone możliwości:
– Edycja dokumentów ze statusem “Zatwierdzona” lub “Wysłana”
– Zmiana numeracji dokumentów
– Dostęp do wszystkich funkcji statusów
