Skip to main content

Wyposażenie

Moduł Wyposażenie (inaczej Zasoby) służy do ewidencjonowania i zarządzania środkami trwałymi oraz wyposażeniem firmy. Umożliwia prowadzenie pełnej dokumentacji zasobów, przypisywanie ich pracownikom oraz generowanie protokołów przekazania.

image.png

Moduł Wyposażenie (inaczej Zasoby) służy do ewidencjonowania i zarządzania środkami trwałymi oraz wyposażeniem firmy. Umożliwia prowadzenie pełnej dokumentacji zasobów, przypisywanie ich pracownikom oraz generowanie protokołów przekazania.

Główne funkcjonalności:

  • Ewidencja środków trwałych i wyposażenia
  • Automatyczna numeracja zasobów
  • Przypisywanie zasobów pracownikom lub kontrahentom
  • Tworzenie zestawów (hierarchii) zasobów
  • Śledzenie historii przypisań
  • Generowanie etykiet z kodami kreskowymi
  • Generowanie protokołów przekazania
  • Import zasobów z plików XML
  • Możliwość dostosowania formularza zasobu

Struktura modułu:

Wyposażenie
├── Lista zasobów
│   ├── Formularz zasobu
│   │   ├── Dane podstawowe
│   │   ├── Wartości
│   │   ├── Załączniki
│   │   ├── Historia przypisań
│   │   └── Historia zmian
│   └── Zestawy (hierarchia)
└── Przypisywanie pracownikom
    ├── Lista pracowników
    ├── Zasoby pracownika
    └── Zasoby nieprzypisane

Lista zasobów

lista zasobów

Po otwarciu modułu Wyposażenie wyświetlana jest lista wszystkich zasobów.

Kolumny na liście:

Kolumna Opis
Numer pełny Pełny numer ewidencyjny zasobu
Nr ewidencyjny Numer wewnętrzny
Nr seryjny Numer seryjny producenta
Nr katalogowy Numer katalogowy
Nazwa Nazwa zasobu
Data Data wprowadzenia do ewidencji
Producent Nazwa producenta
Grupa Kategoria zasobu
Typ Typ zasobu
Status Aktualny status
Wartość netto/brutto Wartości finansowe
Podmiot Pracownik/kontrahent, któremu przypisano

Przyciski na pasku narzędzi:

Przycisk Działanie
Nowa Dodaje nowy zasób
Edycja Otwiera zaznaczony zasób do edycji
Usuń Usuwa zaznaczony zasób
Import z pliku Importuje zasoby z pliku XML
Filtr pełnotekstowy Włącza wyszukiwanie pełnotekstowe
Pokazuj filtr Włącza wiersz filtrowania kolumn
Pokazuj grupowanie Włącza panel grupowania

Filtrowanie listy

Filtr kolumnowy:

filtr kolumnowy
  • Zaznacz opcję “Pokazuj filtr” aby wyświetlić wiersz filtrowania
  • Wpisz szukaną wartość w odpowiedniej kolumnie

Filtr pełnotekstowy:

filtr pełnotekstowy
  • Kliknij “Filtr pełnotekstowy (CTRL+F)” lub użyj skrótu CTRL+F
  • Wpisz szukany tekst – lista zostanie przefiltrowana

Grupowanie

  • Zaznacz “Pokazuj grupowanie” aby wyświetlić panel grupowania
  • Przeciągnij nagłówek kolumny na panel

Dodawanie nowego zasobu

Krok 1: Otwarcie formularza

Kliknij przycisk “Nowy” na liście zasobów.

Krok 2: Wypełnienie danych

formularz zasobu

Formularz zasobu zawiera następujące sekcje:

Dane podstawowe:

Pole Opis Wymagane
Lp. Automatycznie generowany numer Automatyczne
Data Data wprowadzenia do ewidencji Tak
Nr ewidencyjny Wewnętrzny numer ewidencyjny Nie
Nr seryjny Numer seryjny producenta Nie
Nr katalogowy Numer katalogowy Nie
Nazwa Nazwa/opis zasobu Tak
EAN Kod kreskowy EAN Nie

Producent i klasyfikacja:

Pole Opis
Producent Nazwa producenta
Data produkcji Data wyprodukowania
Grupa Kategoria ze słownika
Typ Typ ze słownika
Status Status ze słownika

Dane zakupu:

Pole Opis
Data zakupu Data zakupu zasobu
Nr faktury Numer faktury zakupu
Przyjęty na stan Data przyjęcia na stan

Wartości:

Pole Opis
Wartość netto Wartość netto
Wartość VAT Kwota VAT
Wartość brutto Wartość brutto
Środek trwały Czy jest środkiem trwałym (checkbox)

Likwidacja:

Pole Opis
Data likwidacji Data likwidacji/wycofania
Dokument likwidacji Numer dokumentu likwidacji

Podmiot:

Zasób może być przypisany do:

  • Pracownika – kliknij przycisk “Pracownik” i wybierz z listy
  • Kontrahenta – kliknij przycisk “Kontrahent” i wybierz z listy
  • Kliknij “Usuń” aby usunąć przypisanie

Zestaw:

Możliwość przypisania zasobu do zestawu (innego zasobu nadrzędnego).

Uwagi:

uwagi zasobu

Pole na dodatkowe informacje.

Zakładka “Załączniki”

ewidencja załączniki

Dołączanie plików do zasobu (zdjęcia, dokumentacja, gwarancje).

Zakładka “Zmiany”

Historia zmian zasobu – kto i kiedy modyfikował.

Zakładka “Historia”

przypisanie zasobu ewidencji

Historia przypisań zasobu do pracowników/kontrahentów.

Krok 3: Zapisanie

Kliknij “Zapisz”. System automatycznie nada numer.

Edycja zasobu

Metoda 1: Przycisk Edycja

edycja zasobu
  1. Zaznacz zasób na liście
  2. Kliknij “Edycja”

Metoda 2: Podwójne kliknięcie

Kliknij dwukrotnie na wybranym zasobie.

Zmiana numeru zasobu

W trybie edycji widoczne jest pole “Numer” umożliwiające zmianę numeru porządkowego.

Przypisywanie zasobów pracownikom

Specjalny widok umożliwiający szybkie przypisywanie zasobów pracownikom za pomocą przeciągania (drag & drop).

Dostęp:

przypisywanie zasobów

Menu: Wyposażenie -> Pracownicy

Układ okna:

Okno podzielone jest na trzy panele:

  1. Lista pracowników (lewy górny) – lista wszystkich pracowników
  2. Zasoby pracownika (prawy górny) – zasoby przypisane do wybranego pracownika
  3. Zasoby nieprzypisane (dolny) – zasoby bez przypisania (magazyn)

Przypisywanie zasobu pracownikowi:

  1. Wybierz pracownika z listy (kliknij na jego wiersz)
  2. Znajdź zasób w panelu “Zasoby nieprzypisane”
  3. Przeciągnij zasób do panelu “Zasoby pracownika”
  4. Zasób zostanie automatycznie przypisany

Cofanie zasobu na magazyn:

  1. Znajdź zasób w panelu “Zasoby pracownika”
  2. Przeciągnij zasób do panelu “Zasoby nieprzypisane”
  3. Przypisanie zostanie usunięte

Edycja zasobu:

Podwójne kliknięcie na zasobie (w dowolnym panelu) otwiera formularz edycji.

Wydruki:

wydruki przekazania

Z tego widoku można wydrukować:

  • Lista zasobów – lista zasobów wybranego pracownika
  • Protokół przekazania – protokół przekazania zasobów pracownikowi

Zestawy zasobów

Zestawy umożliwiają tworzenie hierarchii zasobów – np. komputer z monitorem, klawiaturą i myszą jako jeden zestaw.

Tworzenie zestawu:

zestaw zasobu

Metoda 1: W formularzu zasobu

  1. Otwórz zasób, który ma być częścią zestawu
  2. W polu “Zestaw” wybierz zasób nadrzędny
  3. Zapisz

Metoda 2: Przez drag & drop

hierarchia zasobu
  1. W widoku Pracownicy przeciągnij zasób na inny zasób
  2. Przeciągany zasób stanie się elementem zestawu

Widok zestawów:

W panelach “Zasoby pracownika” i “Zasoby nieprzypisane” zestawy wyświetlane są jako drzewa:

  • Zasób nadrzędny (zestaw) na górze
  • Elementy zestawu jako gałęzie poniżej

Zmiana hierarchii:

Przeciągając zasoby między sobą można zmieniać strukturę zestawów.

Import zasobów z pliku

import zasobów z pliku

System umożliwia import zasobów z plików XML.

Jak importować:

  1. Na liście zasobów kliknij “Import z pliku”
  2. Wybierz plik XML z danymi
  3. System zaimportuje zasoby i odświeży listę

Uwaga: Funkcja dostępna tylko dla użytkowników z uprawnieniem [Z] Zasoby:Import z pliku.

Wydruki

Wydruki z listy zasobów:

wydruk listy zasobów

Menu Drukuj na wstążce:

Wydruk Opis
Lista zasobów Zestawienie wszystkich widocznych zasobów
Protokół przekazania Protokół przekazania dla widocznych zasobów
Etykiety Etykiety z kodami kreskowymi dla widocznych zasobów

Wydruki z formularza zasobu:

Menu Drukuj w formularzu:

Wydruk Opis
Protokół środka Protokół dla pojedynczego zasobu
Etykieta Etykieta z kodem kreskowym

Wydruki z widoku Pracownicy:

Menu Drukuj na wstążce:

Wydruk Opis
Lista zasobów Lista zasobów wybranego pracownika
Protokół przekazania Protokół przekazania dla pracownika

Modelowanie formatki

Formularz zasobu można dostosować do potrzeb użytkownika – ukryć niepotrzebne pola, zmienić ich rozmieszczenie.

modelowanie formatki

Włączenie trybu dostosowywania:

Wymaga uprawnienia [Z] Zasoby:Modelowanie formatki.

Jak dostosować formularz:

  1. Kliknij prawym przyciskiem myszy na formularzu zasobu
  2. Zostanie włączony tryb edycji układu
  3. Przeciągaj pola w nowe miejsca
  4. Ukryj niepotrzebne pola (przeciągnij poza formularz)
  5. Kliknij prawym przyciskiem -> “Zapisz układ”

Przywracanie domyślnego układu:

  1. Kliknij prawym przyciskiem myszy na formularzu
  2. Wybierz “Przywróć ustawienia domyślne”
  3. Potwierdź przywrócenie

Uwaga: Zapisany układ jest wspólny dla wszystkich użytkowników.

Uprawnienia

Uprawnienia funkcyjne:

Uprawnienie Opis
[Z] Zasoby:Dodawanie Pozwala dodawać nowe zasoby
[Z] Zasoby:Kasowanie Pozwala usuwać zasoby
[Z] Zasoby:Poprawianie Pozwala edytować istniejące zasoby
[Z] Zasoby:Import z pliku Pozwala importować zasoby z XML
[Z] Zasoby:Modelowanie formatki Pozwala dostosowywać układ formularza

Konfiguracja uprawnień: Administracja -> Uprawnienia

Słowniki

Moduł Wyposażenie korzysta z następujących słowników:

Słownik Opis Przykłady wartości
Grupy wyposażenia Kategorie zasobów Komputery, Meble, AGD, Narzędzia
Statusy wyposażenia Stany zasobów Aktywny, W naprawie, Zlikwidowany
Typy wyposażenia Typy zasobów Laptop, Monitor, Biurko, Krzesło

Konfiguracja słowników: Administracja -> Słowniki

Skróty klawiszowe

Skrót Działanie
F5 Odświeża listę zasobów
CTRL+F Filtr pełnotekstowy
Podwójne kliknięcie Otwiera zasób do edycji

Scenariusze użycia

Scenariusz 1: Wprowadzenie nowego laptopa do ewidencji

  1. Otwórz moduł Wyposażenie
  2. Kliknij “Nowa”
  3. Wprowadź dane:
  • Nazwa: “Laptop Dell Latitude 5520”
  • Nr seryjny: (z naklejki producenta)
  • Nr faktury: “FV/123/2024”
  • Data zakupu: (data z faktury)
  • Producent: “Dell”
  • Grupa: “Komputery”
  • Typ: “Laptop”
  • Status: “Aktywny”
  • Wartość netto/brutto: (z faktury)
  • Środek trwały: Tak (jeśli spełnia kryteria)
  1. W zakładce “Załączniki” dodaj skan faktury i karty gwarancyjnej
  2. Kliknij “Zapisz”

Scenariusz 2: Przypisanie sprzętu nowemu pracownikowi

  1. Otwórz Wyposażenie -> Pracownicy
  2. Znajdź pracownika na liście i kliknij na niego
  3. W panelu “Zasoby nieprzypisane” znajdź przydzielany sprzęt
  4. Przeciągnij sprzęt do panelu “Zasoby pracownika”
  5. Powtórz dla kolejnych elementów
  6. Kliknij Drukuj -> Protokół przekazania
  7. Wydrukuj protokół do podpisu przez pracownika

Scenariusz 3: Utworzenie zestawu komputerowego

Sytuacja: Laptop z dokowaną stacją, monitorem i akcesoriami mają być traktowane jako zestaw.

  1. Otwórz formularz laptopa (zasób nadrzędny)
  2. Zapisz laptop jeśli jeszcze nie był zapisany
  3. Otwórz formularz stacji dokującej
  4. W polu “Zestaw” wybierz laptop
  5. Zapisz
  6. Powtórz dla monitora i akcesoriów

Alternatywnie przez drag & drop:

  1. Otwórz Wyposażenie -> Pracownicy
  2. Przeciągnij stację dokującą na laptop
  3. Stacja stanie się częścią zestawu

Scenariusz 4: Zwrot sprzętu od pracownika

Sytuacja: Pracownik odchodzi z firmy i zwraca sprzęt.

  1. Otwórz Wyposażenie -> Pracownicy
  2. Znajdź pracownika na liście
  3. Przed zwrotem: Drukuj -> Protokół przekazania (do podpisu)
  4. Przeciągnij każdy zasób z panelu “Zasoby pracownika” do “Zasoby nieprzypisane”
  5. Zasoby wracają na magazyn

Scenariusz 5: Likwidacja sprzętu

  1. Otwórz zasób do edycji
  2. Ustaw Status: “Zlikwidowany”
  3. Wypełnij Datę likwidacji
  4. Wypełnij Dokument likwidacji (numer protokołu)
  5. Zapisz
  6. Wydrukuj Protokół środka jako dokumentację

Scenariusz 6: Wyszukanie sprzętu po numerze seryjnym

  1. Otwórz moduł Wyposażenie
  2. Kliknij CTRL+F lub “Filtr pełnotekstowy”
  3. Wpisz numer seryjny
  4. System wyświetli pasujący zasób

Scenariusz 7: Wydruk etykiet na sprzęt

Dla wielu zasobów:

  1. Na liście zasobów ustaw filtry (np. tylko aktywne)
  2. Wybierz Drukuj -> Etykiety
  3. System wygeneruje etykiety z kodami kreskowymi

Dla pojedynczego zasobu:

  1. Otwórz zasób
  2. Wybierz Drukuj -> Etykieta

Scenariusz 8: Przegląd historii zasobu

Sytuacja: Trzeba sprawdzić kto kiedy miał przypisany dany sprzęt.

  1. Otwórz zasób do edycji
  2. Przejdź na zakładkę “Historia”
  3. Przejrzyj listę przypisań (daty, osoby)

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

P: Dlaczego nie mogę dodać nowego zasobu?
O: Sprawdź czy posiadasz uprawnienie [Z] Zasoby:Dodawanie. Skontaktuj się z administratorem.

P: Jak zmienić przypisanie zasobu z jednego pracownika na innego?
O: W widoku Pracownicy: najpierw przeciągnij zasób do “nieprzypisane”, potem wybierz nowego pracownika i przeciągnij do niego.

P: Czy mogę usunąć zasób, który ma historię przypisań?
O: Tak, ale historia zostanie również usunięta. Rozważ użycie statusu “Zlikwidowany” zamiast usuwania.

P: Jak dodać nową grupę/typ/status wyposażenia?
O: Słowniki konfiguruje się w: Administracja -> Słowniki.

P: Dlaczego nie widzę przycisku “Import z pliku”?
O: Funkcja jest ukryta dla użytkowników bez uprawnienia [Z] Zasoby:Import z pliku.

P: Jak zmienić układ formularza zasobu?
O: Potrzebujesz uprawnienia [Z] Zasoby:Modelowanie formatki. Kliknij prawym przyciskiem na formularzu i przeciągaj pola.

P: Czy zestaw może mieć zagnieżdżone zestawy?
O: Tak, można tworzyć wielopoziomowe hierarchie zasobów.

P: Jak sprawdzić wartość sprzętu przypisanego pracownikowi?
O: W widoku Pracownicy wybierz pracownika, zasoby wyświetlą się z wartościami. Możesz wydrukować listę.

Back to top